Coste de una mala gestión de documentos en Construcción

El número de edificios que tienen al menos 200 metros de altura a nivel mundial, ha aumentado en casi un 500% en las 2 última décadas. A medida que los equipos crecen y los proyectos de construcción se vuelven más complejos, una gestión de documentos adecuada debería ser una parte integral de tu flujo de trabajo. Una mala gestión de documentos es perjudicial para un proyecto y puede provocar retrasos, sobrecostes presupuestarios y reelaboración de trabajos.

Para la mayoría de los que trabajan en el sector de la Construcción, la gestión de documentos es una parte inevitable y necesaria del trabajo. Muchas empresas se esfuerzan por mantener el control sobre las cantidades masivas de documentos del proyecto. Desde planos arquitectónicos hasta marcas de revisión y solicitudes de información, un error en un solo documento puede generar costosos errores de ejecución.

Las empresas constructoras que fallan en el control adecuado de documentos de construcción, tienden a experimentar una amplia gama de escenarios como archivos que faltan, que no están actualizados para todo el equipo, o que terminan en las manos equivocadas.

Las compañías que experimentan regularmente cualquiera de los siguientes siete problemas, deberían considerar seriamente la posibilidad de utilizar un sistema de control de documentos de proyectos de construcción para mejorar el flujo de trabajo en todos los ámbitos.

Según un informe de FMI, los datos e información deficientes le costaron a la industria de la construcción de EE. UU. más de 31,3 mil millones de dólares en 2018. Se genera una gran cantidad de solicitudes de reelaboración, debido a la falta de control de las versiones en los dibujos y planos. Cuando los trabajadores que participan en el proyecto realizan cambios a partir de un conjunto de planes antiguo, que no reflejan las últimas órdenes de cambio, la reelaboración es prácticamente inevitable.

Cada año se desperdicia una cantidad sustancial de trabajo valioso, tratando de encontrar archivos específicos dentro de una variedad no categorizada de cientos o miles de documentos. Los equipos de construcción necesitan respuestas rápidas, cuando se trata de cambios en el proyecto y para cualquier solicitud de información (RFI) que surja durante la construcción. Sin un sistema de control de documentos sofisticado, es muy engorroso administrar los cambios y responder de manera eficiente.

Muchas empresas de construcción que intentan utilizar opciones de almacenamiento gratuitas o de bajo coste, que no están diseñadas específicamente para el control de documentos, pueden terminar distribuyendo sus archivos en múltiples servicios, creando información aislada. Las opciones de control de documentos varían entre servicios, lo que hace que sea muy fácil para las cuentas desencadenar una brecha de seguridad. Estos servicios de terceros casi siempre imponen un límite de almacenamiento, incluso para cuentas de pago, y solo aceptan ciertos tipos de archivos. Algunas cuentas de almacenamiento, incluso se olvidan por completo después de que finaliza un proyecto, lo que resulta en la pérdida de documentos, que luego se necesitan cuando hay un problema con la estructura.

Los retrasos en la comunicación causados ​​por problemas de control de documentos, son actualmente demasiado comunes en los lugares de trabajo. Cuando un miembro del equipo o subcontratista necesita solicitar acceso a documentos esenciales en lugar de tener acceso desde el principio, las demoras de horas o incluso días pueden desviar un proyecto de su cronograma original. Más allá de eso, los archivos incompatibles y la falta de acceso a los dispositivos móviles existentes, también pueden ralentizar la comunicación sobre las órdenes de cambio de plan y las solicitudes de información.

Dado que los proyectos de construcción generan un promedio de 56 órdenes de cambio por proyecto a lo largo del diseño y la construcción, no hay forma de que los procesos manuales puedan seguir el ritmo de las solicitudes. Un retraso de incluso unas pocas horas en la implementación de cambios en los documentos cruciales del proyecto, puede resultar en materiales y mano de obra desperdiciados.

Es posible que la industria de la construcción no sea objeto de intentos de piratería con tanta frecuencia como las empresas de atención médica y minoristas, pero ha habido muchas fugas graves de datos en los últimos años dentro de la industria. En 2017, poco más del 80% de las empresas encuestadas en las industrias de arquitectura, ingeniería y construcción (AEC) informaron al menos un caso de fraude.

Las malas prácticas de control de documentos representan un punto débil para el acceso a datos confidenciales. Las prácticas inseguras, como el uso de datos de inicio de sesión comunes compartidos entre los miembros del equipo, pueden dar lugar a un acceso no autorizado cuando se infringe en un solo dispositivo o cuenta. Las cuentas de usuario individuales con controles de permisos, son una forma más segura y eficiente de proteger los datos confidenciales.

Los informes de cierre deben incluir las últimas versiones de todos los dibujos y archivos relacionados con el diseño, la construcción y los sistemas internos de una estructura. Desafortunadamente, los packs de transferencia a menudo solo contienen una parte de los datos que deberían incluir, o se basan en documentos obsoletos e incorrectos. Los propietarios y operadores del edificio acaban a menudo pagando por trabajos de inspección, para recopilar información precisa sobre sus propias estructuras.

La buena noticia es que cuando se hace correctamente, la gestión de documentos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. La gestión eficiente y organizada de todos los documentos de construcción, es una parte tan importante para el negocio de la construcción, como ganar un nuevo proyecto.

Esto significa que los documentos y la información deben cumplir con los siguientes criterios:

• Que asegure que tus documentos puedan ser gestionados, están organizados y sean fácilmente accesibles.
• Incluya toda la información de diseños, los IFR, las especificaciones, los modelos de diseño, contratos y más.
• Que los documentos están guardados en un lugar seguro y accesible para todos los trabajadores y partes interesadas – las herramientas basadas en la nube son ideales.
• Asegure que el acceso está abierto durante todo el ciclo de vida de la construcción – desde la fase del diseño hasta el cierre del proyecto – para que toda la documentación pueden ser utilizada más tarde.

Es fundamental disponer un sistema de control de documentos de construcción para centralizar los documentos de tu proyecto. Además, el uso de herramientas digitales sólidas para la gestión de documentos de construcción puede generar mejores resultados en los proyectos, incluido un aumento en la productividad y la colaboración del proyecto, menos errores y reelaboración de trabajos, y menos riesgos.

La implementación de software de construcción en tu flujo de trabajo permite la toma de decisiones basada en datos, creando transparencia que mantiene informados a los propietarios del proyecto. Con una tecnología que conecte procesos y flujos de trabajo en todo el ciclo de vida de la construcción, la práctica de una buena gestión de documentos está un paso más cerca.

Solo para empezar, un mejor control de los documentos de construcción garantiza que tu equipo trabaje en todo momento, con la información más actualizada. Sobra decir que trabajar con datos, documentos y modelos incorrectos desperdicia tiempo, material y horas de trabajo.

En el pasado, los planos se almacenaban en una pila gigante sobre el tráiler de trabajo, y cada vez que se ordenaba realizar un cambio, alguien tenía que asegurarse de que los archivos centrales estuvieran actualizados y que todos estuvieran informados del cambio. Hoy en día, con tecnologías que permiten digitalizar los documentos de construcción y agilizar el proceso de gestión de los mismos, es más fácil estar al día y con la versión más reciente, ayudando a eliminar el papeleo, y permitiendo la colaboración entre los interesados en el proyecto en cualquier momento y en cualquier lugar.

Al pasar a la tecnología digital, el proceso de gestión de documentos se automatiza con actualizaciones sobre el terreno, lo que ahorra tiempo, dinero y posibles dolores de cabeza.

Anteriormente, el seguimiento de los proyectos se realizaba de forma manual a partir de anotaciones escritas a mano, que tenían la posibilidad de ser ilegibles, mojarse o mancharse. En el caso de que las anotaciones regresaran a la oficina (de manera segura), alguien tenía que actualizar manualmente la información y enviarla a la parte interesada del proyecto para que se corrigiera. Incluso con formas nuevas y mejoradas de utilizar la tecnología para garantizar que los planes se actualicen, aún es posible cometer errores sin el sistema adecuado de controles y actualizaciones.

Afortunadamente, un software de construcción moderno puede subsanar en gran parte la tediosa tarea de crear un conjunto unificado de planos al que todos pueden acceder y actualizar desde sus dispositivos móviles, tabletas y computadoras portátiles. Esto asegura que donde sea que esté tu equipo de proyecto, dentro o fuera del lugar de trabajo, disponga de los últimos documentos y modelos para trabajar.

Además, las soluciones digitales pueden crear una experiencia perfecta en el seguimiento de marcas, solicitudes de información y resolución de problemas. Por lo tanto, mejorar el control de los documentos de construcción también crea una oportunidad para mejorar la comunicación, haciéndola más fluida en ambas direcciones: hacia el campo y de regreso a la oficina. Con un software de construcción que conecte los datos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde el diseño hasta la explotación, las empresas pueden capacitar a los equipos de proyectos para que trabajen en colaboración en tiempo real. El software de gestión de documentos basado en la nube, permite que los datos más recientes estén inmediatamente disponibles para todos los miembros del equipo, sin necesidad de la carga y descarga de datos que consumen mucho tiempo.

Fuente: constructionblog.autodesk.com

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